La petición de presupuestos
Cuando un barco tiene un abanico de trabajos a realizar, se creará un RFQ (Request For Quotation) seleccionando del listado de trabajos por realizar (Work Orders) o de un Work List concreto y creamos una agrupación de trabajos a ejecutar en nuestra escala en Palma. En esta agrupación de trabajos indicamos nuestras condiciones adicionales, como pueden ser: presupuestos en euros, con IVA incluido o no, detallar los costes por servicios adicionales requeridos, fechas límite de entregas o finalizaciones de servicios.
‘Desde la plataforma se puede decidir a qué información se da acceso a los proveedores’
Estos paquetes de listados se envían a los proveedores de Palma seleccionados de la lista de Contactos del Yate, adjuntando a la propia petición de actuación específica, informaciones técnicas necesarias y relevantes para poder presupuestar adecuadamente (históricos de las intervenciones en motores, los planos del desmontajes de los fittings existentes en caso de pintar obras muertas, etc…). Es decir, el ordenante puede decidir a qué información se da acceso a los proveedores para poder recibir los presupuestos más precisos posibles. Para que el proveedor acceda a esta información disponible que se ofrece, deberá firmar un documento de no divulgación (NDA), recibiendo un mail en el que se le pida los datos personales y de su empresa para poder acceder a esa información mediante un link para poder realizar los presupuestos de los trabajos encargados.
La gestión de los presupuestos recibidos y el control
Internamente el responsable del envió del RFQ (Request For Quotation ) puede poner un coste máximo o estimado para cada uno de los trabajos a realizar. Si finalmente se acepta el presupuesto que el proveedor ha facilitado, de forma manual, el responsable del proyecto podrá actualizar el coste estimado inicial y el coste de facturación final. La plataforma permite controlar y ver las desviaciones, positivas, negativas o cero, respecto a la estimación inicial y el presupuesto asignado a los diferentes trabajos.
‘De forma automática se irán restando, del budget anual, los costes de las Work Orders aprobadas’
Cada trabajo va relacionado a un departamento de gestión del barco. Teniendo el total de cada departamento. De forma automática se irán restando los costes de las Work Orders aprobadas del Budget o presupuesto general del barco asignado para esa temporada. Los datos de los diferentes departamentos se reflejan en un Dashboard en el que se muestran las gráficas con información económica, información técnica con una agenda, en el que, en un primer vistazo se puede ver el nivel de gastos de un departamento u otro y el remanente monetario disponible para gastar en el mismo.
Un panel de control que al final podrá reflejar cuantos miles o millones de euros se pueden gastar, cuánto queda, cuántos trabajos hay en proceso, cuál es el siguiente work list que hay que realizar y para cuándo está programado y los que quedan y su status (en progreso, finalizado,…).
Estos datos se pueden dividir por carga de trabajos, volumen de trabajos, por departamento o por volumen económico. Toda la información básica estará volcada aquí junto a un planning.
La gestión interna de cada Work Order
Las Work Order, estén compartidas o no con proveedores se gestionarán de forma simultánea desde la plataforma y la App. Ello permite a los responsables de cada departamento, tripulantes, managers o propietarios reportar información, fotos o comentarios y comprobar el estado de cada trabajo desde cualquier sitio.
Además se ha desarrollado e integrado un chat tipo “WhatsApp” específico para cada Work Order, por lo que los tripulantes podrán reportar información específica de cada trabajo en cualquier momento y también disponer de un histórico de comunicación.
Entrega anterior: la gestión tradicional versus Yacht Work List (2-6)
Próxima entrega: La implementación de datos del yate en la plataforma
