Hasta ahora los yates y superyates han funcionado con listados de trabajos que podríamos denominar como “wish lists o work list¨. Es decir, por ejemplo, las tripulaciones tienen una serie de trabajos de mejora o de arreglo en sus áreas de actuación (por ejemplo, Cubierta, Ingenieria, Pintura, Interiores, etc). Los armadores por otro lado tienen el suyo propio como, pongamos por caso sustituir una zona de gimnasio por otra de spa & wellness o cambiar el estilismo del camarote armatorial.
Naturalmente también existen los trabajos obligatorios de mantenimiento del barco como la revisión de las holguras de los ejes, las palas de gobierno o la revisión de cualquier elemento que esté especificado por la sociedad de clasificación.
Pasar de un deseo a una orden de trabajo con YWL
Por ejemplo, de una wish-list inicial del armador como podría ser “pintar embarcación auxiliar nº2” se abrirá (¡o no!) una o varias work orders en un futuro más o menos inmediato que describirán los trabajos que se requieren en dicha embarcación. Previamente todas las especificaciones de la embarcación auxiliar estarán dadas de alta en el sistema Yacht Work List (marca, modelo, fotos, planos, eslora, manga, motorizaciones, tipo de transmisiones, antifoulings aplicados, referencia de pintura en obra muerta, etc…).
‘Toda la información previamente entrada en el sistema se adjuntará automáticamente’
La introducción de estos datos en el sistema lo hará el propio interesado/responsable o bien los servicios de Yacht Work List puede hacerlo por encargo de su contratante. El responsable que propone la orden de trabajo (Work Order) acompañará dicha información plasmando lo que se pretende y en caso de que la apruebe el validador o varios validadores mancomunados autorizando la ejecución de la orden de trabajo, toda la información previamente entrada en el sistema se adjuntará automáticamente (siempre que se desee) en el envío des de la misma plataforma a uno o varios proveedores que vayan a cotizar el trabajo.
‘Presupuestar con mucho más detalle los trabajos a realizar’
Otro ejemplo ilustrativo podría ser el cambio de color de la plataforma de baño. Como la plataforma de baño tiene diversos “fittings” como cornamusas, pasacabos, escalera de baño, “X” metros lineales de goma para el cintón, m2 de teca instalada en la plataforma, color y especificaciones de la pintura existente, etc… Esta información estaría igualmente documentada en el sistema con planos y fotos, por lo que el proveedor, al recibir la work-order, podrá presupuestar con mucho detalle los trabajos a realizar para dentro de tres meses que es cuando el barco, por ejemplo, arribará a puerto para acometer todos los trabajos validados para ese destino entre ellos, dicha plataforma.
¿Quién crea las órdenes de trabajo y quién las válida?
Naturalmente se pueden “introducir” tantas propuestas de órdenes de trabajo como se quiera por infinidad de personas como el responsable de la tripulación, maquinistas, el 1er Oficial o el mismísimo Capitán, u otras… El contratante de Yacht Work List podrá consensuar una/s persona/s responsable/s final que las valide previo envío al proveedor. Esta persona puede ser el Manager General del Barco, el responsable financiero del gestor del barco, el armador o el mismo capitán. Naturalmente, como hemos dicho, pueden ser validaciones mancomunadas o independientes entre varios.
La plataforma Yacht Work List está dimensionada a nivel de usuarios y sus roles. Puede haber una plataforma (un barco) con 5 ó 100 usuarios, pero lo que se debe recalcar es que su usabilidad va a ser la misma y que el equipo de Yacht Work List no ha creado un “Pricing Plan” dependiendo de las funcionalidades sino exclusivamente del número de usuarios. Hay barcos que pueden llegar a tener 60 tripulantes fijos a bordo… El contratante de la plataforma Yacht Work List podrá elegir y dar de alta a las personas de a bordo según el rol de cada uno tanto para la creación de órdenes de trabajo, gestión de Work List o validación y petición de presupuestos.
‘YWL convierte la gestión tradicional en una organización más sencilla y eficiente’
Herramientas de gestión actuales
Salvo pocas excepciones, la relación entre los responsables de los yates y los proveedores de servicios refit & repair suelen ser de lo más tradicional. Los requerimientos de mejoras (work list) por parte de la tripulación se envían mediante mail, pero el acopio de información para la redacción de especificaciones técnicas o presupuestos detallados por parte de los proveedores o empresas del management se hacen con libreta en mano, cámara de fotos y se escribe lo que debe arreglarse, modificar o sustituir. Normalmente el índice de estas especificaciones acaba siendo un excel con un control de cambios y versiones casi imposible de mantener.
Las herramientas que se encuentran en la actualidad en el sector, dan respuesta a algunos de los actuales problemas del mercado, pero no han tenido en cuenta todos los factores ni la metodología más óptima de comunicación y trabajo. Existen varios competidores desarrollando sus productos, pero el equipo de YWL se centra en el desarrollo de su proyecto y focaliza los esfuerzos en el cliente y la experiencia acumulada.
‘YWL pone orden en las fases de preparación’
Las descripciones generalistas suelen crear muchas frustraciones ya que esa poca concisión no contempla los trabajos paralelos que deben acometer. Por ejemplo, cuando se requiere pintar un barco debe especificarse el uso de andamios, carpas, extracciones, protección de los fittings, el uso o no de grúas o el que debe pintarse exactamente. Tipos de pintura, masillas, posibles líneas de corte, plazos de ejecución máximo, etc. Si no se contemplan estos aspectos, siempre surgen problemas paralelos imprevistos con los consiguientes desvíos económicos, demoras de entrega… En definitiva, frustración en la gestión por parte de proveedores, clientes y varadero. La plataforma YWL pone orden en las fases de preparación de los proyectos para que los proyectos a acometer se realicen sin imprevistos causantes de las demoras, desviaciones de presupuestos… ¡por sobretrabajo!
Utilidad de las work-orders de YWL y funcionamiento
Evidentemente no tiene mucho sentido que puedan crearse 150 posibles trabajos que una vez validadas se vayan a transformar en 150 work orders independientes. La verdadera utilidad de la existencia en el sistema Yacht Work List es crear Work List con las Work Orders deseadas para un periodo de actuación concreto, que puedan planificarse, y ejecutarse de forma controlada e independiente.
Así pues, si el “SY/Lady Sam” tuviera previsto recalar 10 días en Antibes con fechas ya fijadas de antemano, el responsable del mantenimiento del barco podría elegir una agrupación de órdenes de trabajo de entre esas 150 órdenes de trabajo ya aprobadas, para crear un Work List, y que este pudiera ser realizado por uno o varios proveedores de la zona, pudiendo valorar las capacidades objetivas del puerto y su varadero. La comunicación de una orden de trabajo se realiza mediante un mail predeterminado (editable) que crea la plataforma, el cual contiene la información básica de los requerimientos y un enlace que permite a todos los proveedores con los que se ha compartido información acceder a la información compartida.
Al “clickar” en este enlace, el proveedor deberá rellenar sus datos personales y firmar un acuerdo de confidencialidad (NDA, Non-Disclosure Agreement o acuerdo de no divulgación) desde el mismo sistema para que YWL y el barco “reconozca” al proveedor. Una vez reconocido al proveedor, éste podrá acceder a la información adicional imprescindible que se le enviaba para cotizar el proyecto solicitado con la máxima precisión y así poder acometer los trabajos, a partir del día que llegue el barco al destino.
La gran ventaja de YWL es que todos aquellos proveedores que se hayan vinculado a un proyecto, estarán al día del mismo. Es decir, si ese proyecto sufre una variación en su ejecución o un cambio de planteamiento, los proveedores involucrados en las Work Orders modificadas recibirán una “alarma” notificándose la variación que pueda afectar (o no) al detalle del presupuesto. De esta forma no habrá nunca confusiones, malestar y desconcierto por los malos entendidos que puedan surgir al modificarse el proyecto inicial y todos estarán trabajando con la misma versión de información.
Entrega anterior: la nueva plataforma profesional para la gestión de yates
Próxima entrega: Control del presupuesto total del barco y gestión de presupuestos por proyectos
